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【过程方法】用“九宫格” 代替 “乌龟图”,过程要素分析更清晰、有条理、更有效

【前言】用“九宫格”代替“乌龟图”,不仅是对新标准“过程方法”要求的响应,更主要的是可以对过程的要素分析的更全面,可以帮助我们对所要管理的过程认识的更清晰。思路理清了,编写过程管理文件就可以更明晰和有条理;过程的实施起来也就更加顺畅和高效了。


过程方法”,是ISO9001质量管理体系七大原则之一,是组织高效实现其宗旨和目标的关键所在。


在以往对“过程”进行分析时,大多采用一种叫做“乌龟图”的方法,关注了:输入、输出、人员、设备、方法、绩效等六个方面。


随着ISO9001质量管理体系2015版的发布,对“过程”的应用要求有所增加,包括:输入、输出、相互顺序和作用、方法(包括绩效)、资源(包括人员、设备等)、职责和权限、风险和机遇,等等。标准要求如下:


4.4 质量管理体系及其过程


4.1.1 组织应按照本标准的要求,建立、实施、保持和持续改进质量管理体系,包括所需过程及其相互作用。


组织应确定质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用,且应:


a)确定这些过程所需的输入和期望的输出


b)确定这些过程的顺序相互作用


c)确定和应用所需的准则和方法(包括监视、测量和相关绩效指标),以确保这些过程的有效运行和控制;


d)确定这些过程所需的资源并确保可获得;


e) 分配这些过程的职责和权限


f)按照 6.1 的要求应对风险和机遇


g)评价这些过程,实施所需的变更,以确保实现这些过程的预期结果


h)改进过程和质量管理体系。


为适应和满足新标准要求,在“乌龟图”的基础上,加入了新的分析要素,设计了一个过程分析的新方法 ------


过程分析九宫格”。如下图所示:


鉴于“过程分析九宫格”作为一张图表,要体现出简明扼要;这里将“相互顺序和作用”简化为“过程起点、终点及关键步骤”、将“职责和权限”简化为“过程的拥有者”。至于标准要求的“相互顺序和作用”及“职责和权限”就只能在过程的“成文信息”中再进行详细描述了。


下面,我们以“设计和开发”过程为例,实际应用一下“过程分析九宫格”:


“过程分析九宫格”的应用方法如下:


1-“资源/设施”栏:


可以填写办公环境、机器设备、软件系统、通讯设施等内容;


2-“过程的拥有者”栏:


填写该过程的负责人的“岗位名称”(人员会流动);


3-“人力资源”栏:


可以填写该过程的主责和协助人力资源、能力和培训等内容;


4-“输入”栏:


可以填写顾客要求、计划、文件、材料、工具等实际接收的内容;


5-“起点、终点及关键步骤”栏:


分别填写该过程的起点、终点和主要活动内容;


6-“输出”栏:


可以填写产品、服务、报告、活动证据等实际交付的内容;


7-“工作方法/程序”栏:


可以填写过程控制程序、指导书、工艺、规范等内容;


8-“风险和机遇”栏:


可以填写组织环境、顾客、竞争对手等变化所带来的不确定性;


9-“绩效指标”栏:


可以填写对过程有效性的测量,如薄弱点、关键参数等内容。


用“九宫格”代替“乌龟图”,不仅是对新标准要求的响应,更主要的是可以对过程的要素分析的更全面,可以帮助我们对所要管理的过程认识的更清晰。思路理清了,编写过程管理文件就可以更明晰和有条理;过程的实施起来也就更加顺畅和高效了。


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