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浅谈新版质量、环境、职业健康安全管理体系标准4.1、4.2、6.1条款的理解及审核思路

【前言】ISO9001:2015《质量管理体系  要求》、ISO14001:2015《环境管理体系  要求及使用指南》、ISO45001:2018《职业健康安全管理体系  要求及使用指南》已经相继发布,对于标准条文的理解也是见仁见智,各有千秋!对于老版版标准延续使用的条文基本形成相对共同的理解外,新增标准条文4.1、4.2、6.1条款基本为开放性条款,企业、咨询机构、认证机构说法不一,各执一词,从形式到内容分歧较大,本人从对标准的研读到审核实践的体会,撰写此文,不妄想成一家之言,只为做些析解,如于大家有所启发,则心感欣慰!

本文主题为析解标准4.1、4.2、6.1条款以及顺序和相互关系。

4.1条款标题为“理解组织及其环境”

此标题有两重意思:理解组织;理解组织的环境。

标准要求对组织及其所处的环境进行理解,是要求组织对自身(内部)所具备和不具备的因素进行综合分析,对组织所处的环境(外部)因素同时进行分析。

因为这是个开放性条款,大则至国际国内形式、行业发展趋势、政府相关政策、法律法规、经济形势及趋势;小则至行业专业技术、人员素质、设备设施、运行环境等等。

所谓理解,即为识别、比较、确定的过程。

我觉得首先要确定的是下面这些问题:

识别的目的何在;识别的区域多宽;识别的途径是什么;方法是什么;什么时候做?多长时间做一次,由谁来做?    等等等等。

因为组织的差异性(如规模大小、经营性质、行业差异),故识别的结果千差万别,其中有没有主线呢,我认为可以从以下方面予以考虑:

1.组织面临的困难(如:人力资源紧缺带来的招工难;用人难;留人难等;又如产品市场供大于求而带来的杀价而导致组织利润降低,甚至亏本;顾客信用度缺失而导致应收款回收难;非标产品的要求导致无法规模化生产而引起的成本增加、质量难保障、工序复杂及收益减少等等)。

2.组织长远的忧患(如产品技术含量不高、附加值低、入门门槛低而导致竞争对手蜂拥而上导致行业产品利润降低;人才易于流失;企业进退两难的隐患;先进技术替代落后技术而导致的流程需要再造、产业升级的投入、人员能力不适应等,又如随着老员工回归故里,年轻代不愿从事高强度/作业环境恶劣等而导致的用工荒等)。

3.政府政策法令、银行政策对组织的强大压力(如淘汰落后产能企业;关停环境污染严重企业;随之不断增长的物价而导致人力成本增加;环保设施的投入及运行产生的高成本及违规引发的行政处罚风险,银行部门抽紧银根后带来的资金运转困难、市场凋零和顾客购买力降低等)。

4.国际金融经济形势综合因素的影响(如货币政策的变化产生的兑换逆差而导致组织的利润损失;产品接受国的贸易政策变化如关税增加而导致组织产品利润的损失、产品及款项回收、市场维护等带来的威胁;产品标准的变化给原材料采购、产品生产等带来的困难等等)

5.同行业水平/竞争对手实力给组织带来的压力(如同行业/竞争对手所拥有的技术水平、社会资源、财力、销售渠道/模式、先进的工艺/设备设施等等)。

综上所述:理解组织及其环境关注点就是:与组织生存和发展息息相关的因素的识别、理解和确定!(需要结合组织的行业特点、产品特点、经营模式、销售市场等等来进行理解。那些无关的因素就不需要去考虑,至少现在不要列到议事日程上,比如一家餐饮公司与国际金融形势关联就不太大)。

针对此活动,组织需要制定相关程序(不一定是程序文件,可以是制度、决议、策划书等等),规定理解的内容(哪些方面);形式(会议、评审、讨论等);时机(什么时候做);职责(谁来主导、谁参加);周期(多长时间做一次);变更控制(在什么情况下需要临时开展)等等。

4.2条款标题为“理解相关方需求和期望”

此条款与4.1条款部分内容有交叉和延伸之处,如识别组织环境时,就会牵涉到面对的相关方的需求分析,一般情况下(不要问我二般哈!),如果以组织为基本点,与组织相关的大致分为内部相关方(员工、股东/投资人)和外部相关方(顾客、供方、政府部门、银行部门、周边企业等等)。

逐一分析出相关方的需求(现阶段)和期望(长远希望)。

……此处省略500字!
 
当组织及环境、相关方需求和期望理解完成后,组织对自身的状况及所处的环境、相关方的要求期望与组织现有状况的差距就出来了,这就转入下一个话题:

理解的目的

为组织识别风险和机遇,拟定相关措施打下了基础!

6.1 应对风险和机遇的措施

此条款说了3个词:风险、机遇、措施。

简单地说:

通过组织及其环境识别出的劣势、威胁就是风险;优势、机会就是机遇;

通过相关方需求和期望识别出的不能满足/有差距的就是风险,能达到和能超越的就是机遇。

针对风险和机遇,组织需要针对现状采取对应的措施。

措施有一定的未知性(实施新的措施:如新产品研发投放市场、组织运营政策变化、资本运作、销售政策变化、新技术采用、设备设施的投入等等所带来的投入与产出,都有不可测的因素在内),是风险和机遇并存的,需要做大量的调查和分析来权衡孰重孰轻!

措施实施过程及结果,需要进行评审,主要有:措施的实效性:眼前的效益及长远的效益相结合。以便确定措施的正确性。必要时进行调整及停止实施。

此活动也需要组织制定相关程序指导,规定职责(谁来主导、谁谁参与)、风险的程度(影响大小、短期/长期影响);形式(会议、评审、讨论等);时机(什么时候做);周期(措施持续时间、评审时间);变更控制(在什么情况下需要调整或停止)等等。

上述文字基本表述了我关于对4.1、4.2、6.1条款的理解和观点(关注影响组织生存和发展的因素),也初略描述了4.1、4.2关注的重点及其与6.1之间的连带关系。

下面说说关于这三个条款的审核思路和要点:

根据上述,4.1、4.2放在领导层审核较为适宜,基本没争议!

注:领导层是指在组织上层制定政策、作出决议的一个人或一群人。通常指总经办、董事会或总经理、体系负责人等。
  
针对审核计划的安排,需要明确的首要问题:在哪些部门要安排审核6.1条款,审核的主要内容是什么?

个人认为:

1.领导层审核策划、检查和改进(包括组织活动的开展,包括风险和机遇的识别/评价/确定是否需要采取措施;措施的制定及措施实施结果的评审,回头再与风险和机遇识别形成一个闭环,循环运作)。

2.相关部门审核措施的实施(包括措施所需资源到位情况、措施执行力度及进度情况等等)。
   
这里有个问题:到底哪些属于相关部门呢?

我觉得这个需要根据措施所涉及的区域情况来划分!

举个例子:
  
根据相关方反馈的产品质量问题,组织将其列入风险考虑,采取措施,控制产品质量问题,获取顾客满意。
  
这需要组织全面进行质量分析,得出关键控制点:

如因为原料质量不稳定,则需要采取的措施有:在采购部门对供方的质保能力进行严格的考核;需要品管部门加强进料检验控制力度,必要时,需要增加监测资源或检验方式的改变,如抽检改为全检等等。

再如因为组织生产过程造成,则需要采取的措施有加强生产过程管控,包括制定相关工艺、增加高精度的加工设备、加强过程巡查力度等等。

再举个例子:

根据组织及其环境理解中识别到环保部门对组织产生的环境污染带来的压力,组织采取的措施可能是流程再造、技术改良或材料的更换等等。

查措施实施的部门就包括领导层资金投入情况;生产部门流程再造、技术改良或材料更换后的变化前后及结果对比;检验部门的产品监测结果等等。

综上,我觉得审核计划安排有两种方式:

1. 6.1条款可以集中在领导层将风险和机遇识别/措施实施及结果进行取证来表述;

2. 所有部门都安排6.1,但在措施实施涉及部门重点表述,其他部门顺便带过就行。

下面我根据个人的理解及审核实践,浅谈下4.1、4.2、6.1审核思路及方法

我们审核员由于专业不熟悉、审核经验相对不足,往往缺乏现场不能很好的发挥。

这里我简单介绍下:

1.审核前备下课:根据任务书范围,查询相关知识,包括产品或服务的分类、产品服务的预期用途、相关的产品或行业标准阅读(或下载)、行业的新技术及应用程度、产业的发展趋势、工艺及规范、使用的材料等等,便于能够与受审核方有个良好的沟通基础。

2.进入审核现场后,结合现场查看,与组织人员进行良好的沟通交流,获取那些你还没有完全掌握的知识。

3.与组织领导沟通时,要策划好你所要交谈的主旨,了解什么? 需要对方提供什么?特别是提供产业方面发展趋势及组织产品服务扩大应用方面的建议等等。(这个话题很敏感,需要你收集大量的信息,说话有依据),如果发挥的好,你便会让对方刮目相看,这也就是我们常说的认证增值服务!

4.忌讳直接问:你们组织及其环境的理解是怎么做的?你们面临的风险和机遇有哪些?等等,轻则让你坐冷板凳,重则让你扫地出门,哈哈哈!估计有人受到过这种待遇吧!

以上仅属个人见解,难免偏见,敬请见谅!


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