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清单式管理:一个帮助你合理分配精力的方式

【前言】自2010年福州日出东方企业管理咨询有限公司首家独家推出《清单式管理》方法(详见百度百科:http://baike.baidu.com/view/6678365.htm),随后,十八届三中全会决定推行地方各级政府及其工作部门《权力清单》、《责任清单》和《负面清单》制度;中央巡视组检查视察完成后,也是列出《问题清单》。这是不谋而合呢?还是政府认可?留给大家自己去领悟吧……


【背景】清单式管理是根据中国的文化、人文环境和中国人的工作习性而推出的支持性管理工具,由于它突出的全面提醒、细节提醒等特点和简单实用,后来慢慢延伸而推广至整个项目管理、并渗透到企业管理的方方面面,被越来越多的管理层所接受。


定义


        所谓清单式管理,是指针对某项职能范围内的管理活动,分析流程,建立管理台帐,并对流程内容进行细化、量化,形成清单,列出清晰明细的管理内容或控制要点,检查考核按清单执行。它方便快捷地反应出动态化的痕迹,能追溯到整个管理过程的来龙去脉。因此,清单式管理又成为台帐式管理、流程式管理、矩阵式管理。针对不同的管理项目、管理对象、管理内容,有以下不同的表现形式:


清单式管理的表现形式


台帐式


        如人力资源要建立《员工花名册》,设备管理要建立《设备台账》、《工具量检具清单》,采购控制首先要建立《供应商清单》、《材料清单》和《采购清单》,销售部门首先要建立《顾客清单》、《合同登记分类明细表》,综合部门首先要建立《文件总清单》、《受控记录总清单》等。管理涉及到方方面面,如何理出头绪,不至于打乱仗,首先就要把各类台帐建立清楚,这也是清单式管理的基本功,没有其它的捷径可走。


检查表式


        如在《巡回检查保养清单》上,可以建立整个井场的所有设备名称、保养点、保养时间、何时保养、保养到什么标准都十分清晰地列了出来。由于细化到了最小单位。设备需要保养时,各个岗位上的员工只需要根据清单上列出的部位进行保养即可,既不会出现遗漏,又可以让每个关键环节都得到有效保养。


总结式


        总结式说白点就是中国人喜闻乐见的“一 二 三……”。如某部门职责有“一 二 三……”。 每天上班做的第一件事情是“一 二 三……”。交接工作是应交付的清单“ 一 二 三……”。工作总结好在哪“一 二 三……”。差再哪“一 二 三……”。


        注:本网站很多原创文章,采用的也是清单式的描述。


       总结式在制度规定的描述上,表现为简明扼要的指明问题的关键和核心所在,具体,确切,击中要害。如“四无”是:车间必须做到无垃圾、无杂物、无闲聊人员、无乱放成品半成品。“五不走”是:当班任务不完成不走、设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、现场不清扫不走。


可追溯式


        在清单的动态化管理中,对于量化的数字型变动情况,采用中国人比较习惯的打“正 正……”号,以跟踪反应适时的状态。


        对于检查类清单,采用中国人比较习惯的、且简单而高效的打“√”、打“×”法,以跟踪个反应工作执行和检查时的状态。


        对于管理过程中存在的疑问、或需要沟通、或有待于进一步观察的问题,用“※”、“◎”、“#”、“☆”等符号予以标识,以提醒管理者此项工作下一步需要的动作。


        对于涉及多部门管理清单,或需要输出后进行信息传递的,采用部门/岗位矩阵图法,以跟踪个反应各部门/岗位在工作协调和配合的状况。


清单式管理的特点


        清单化管理的核心是超前,它突出全面提醒、细节提醒等特点和简单实用。对全面提高员工技术素质和操作能力,提升综合管理水平有指导和督促作用。


        清单式管理是时代对管理信息化、全球化和高新技化的要求,每一个组织都要面对大量新的复杂问题的挑战。而面对挑战就要清晰地了解问题,对管理领域和项目心中有数。许多组织被淘汰就是因为对问题没有清晰的认识和把握。因此采用清单式管理,是现代管理的最基本的一个环节。建立清单式管理只是链式学习和点式管理的一个环节。列出各类管理问题的清单是为了研讨问题。有效的做法是把问题清单交给员工,让他们围绕焦点、难点问题,自由自愿地成立各种研讨小组,按照平等、民主、自由的方式研究问题,找到项目管理的办法。


        清单式管理是针对某职能部门的一项管理,建立“动态式”的管理控制清单,以随时反应该项目管理目前的变动状态,并且,其最大优势在于方便追溯、实现可追溯性。
 

        正因为清单式管理,一般是不需要传递的,因此一般也无须走审核、批准等复杂程序,也因为它能“动态式”的反应出管理的中目前的状况,在需要供内部、外部传阅时,随最新版本打印输出。


        管理最大目的性,一是实现可追溯,能从中分析出管理过程中的蛛丝马迹,好在哪?差在哪?为自己的工作持续改进提供信息和线索。二是如何使某项管理能做到井井有条。 弄清楚了这两项目的性,等把管理的灵活性也就慢慢就培养出来了。管理水平的提高,自然水到渠成!


经验法则:如何列出实用性强的清单?


        在有些工作岗位上,从业者不仅要从事一些风险性工作,还必须做一些需要遵循特定规则或固定程序的事情。在这些工作岗位上,清单会有助于提高人们的工作效率,却常常没有被人们充分利用。

       
        为了指导操作,复杂性专业性的工作,必须制定一份长达120页的专业文件。虽然含有详细的指导方针,却因为篇幅过长,而丧失了自身的实用功能。为此,可以考虑制订了一份包括五个简洁步骤的清单。示例如下:

       
        1、用给皂或酒精清洗双手;
       

        2、佩戴消毒手套、帽子、口罩,穿好手术衣服,给病人盖好无菌盖布;


        3、如果可能,避免在病人的腹股沟处植入导管;


        4、用抗菌溶液对插入位点消毒;


        5、导管用毕,请及时移除导管。


        如果清单得到合理应用,就算组织内部成员的实力水平没有提高,个人的工作绩效也同样会有所提高。采用清单可以提高提高照做率,可以最大限度减少人为错误(如失误、违章)导致的非预期的影响。


        我们中大多数人都不会花时间好好审视一下自己犯错的原因。但是,如果我们清楚自己犯错的原因,就可以制定一份清单来帮助自己避免在今后的生活中犯同样的错误。使用清单就是赞同谦虚的美德,承认人无完人、孰能无过这个事实。我们生活在这个纷繁复杂的世界里,难免会犯错误。在日常生活中,我们都会用到购物清单,而这种清单基本上是在低风险环境里使用的,比如超市。那我们为什么不能在风险很高的环境里也使用清单呢?


清单式管理的基本因素


        一份清单要想被人们所采纳并执行,必须具备以下几个因素。


        1、制订的清单一定要跟清单的执行者密切相关。


        应该让清单的执行者来参与清单制订的过程。让清单的执行者参与到清单的制作过程中有利于缓和潜在的文化冲突。

  
        2、制作的清单最好简短一点儿。


        虽然一份清单的实际长度要视具体情况来定,但是清单最好有五到九项内容,篇幅尽可能不超过一页。


        3、清单中要使用清单执行者熟悉的语言,最好做到简洁准确。

   
        清单也应该避免使用那些容易分散注意力的颜色和图表,最好选用常见易懂的字体。


        4、一份好的清单也应该能够促进同事之间的沟通和交流。


        清单中的条款鼓励团队中的各个成员去尽量发现、预防或解决问题。如有必要,应该让那些在今后会用到清单的人们去检查和改进清单中的内容。

  
        5、清单不是一成不变的文件


        它可以根据实际情况的需要作出相应的变更。

    
        6、清单的内容必须有实用性。


        7、一个组织的内部文化必须允许清单的使用。


        8、要做出一份为人们所接受并实施的清单,你还需要用合适的方式收集和分析数据。


清单的分类:核实清单及提示清单。


核实清单


        例如:一般飞行员们都按照自己的经验实力来操作飞机,但是会时不时地看一看核实清单来确保自己准确无误地执行了所有需要完成的任务。比如核实清单里可能会写有“飞机襟翼——已设置”以及“飞行前的受命——完成”等条款。这类核实清单可以确保飞行员依照正常的操作程序来驾驶飞机。


提示清单


        提示清单专门用来应对紧急或异常情况。在出现紧急或异常情况时,飞行员可能会因为对这些状况不熟悉而变得手足无措,这时候,提示清单就可以为他们提供必要的操作指导。提示清单的主要功能在于它会促使飞行员把注意力放在具体的操作步骤上,正确应对出现的问题。比如如果一架波音747飞机的“前货舱门”警示灯一直在闪,提示前边货舱门是打开的,在这种情况下,提示清单会为飞行员的决策提供必要的指导:“降低座舱的部分压力。将飞机下降到最安全的高度或任何不低于8000英尺的高度。把空气外流的各个开关都设定为手动控制,然后按下所有的空气外流开关,保持30秒钟,以便释放剩余的座舱压力。”在面临巨大压力时,飞行员很容易出现大脑一片空白,继而操作失误的状况。而提示清单可以为他们提供危机时刻所需的行动指南。


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